Die Software Automatic Email Manager von Namtuk erkennt neue Emails im Postfach und führt die vom Nutzer festgelegte Aktionen automatisch durch. Das Tool ist in der Lage, Anhänge in verschiedenen Formaten auszudrucken, Emails auf dem Server zu löschen oder auf einem Datenträger zu speichern, zu beantworten oder sofort weiterzuleiten. Das alles geschieht automatisch und mit Hilfe von Filtern, die der Nutzer vorher festgelegt hat. Wer also regelmäßig Textdateien wie zum Beispiel Rechnungen per Email erhält oder sein Postfach immer frei vom Spam halten möchte, dem sei dieses Tool wärmstens empfohlen –  einfach den Automatic Email Manager installieren und stets die volle Kontrolle über das eigene Email-Postfach behalten. Die Software des US-Herstellers Namtuk funktioniert ganz einfach als Windows-Dienst und erfordert keine Benutzer-Identifikation.

Automatic Email Manager Emails mit Anhängen in Echtzeit verwalten

 

Das Verwalten von Emails mit Dateianhängen gehört zu den täglichen To-Do’s vieler PC-Nutzer sowohl im geschäftlichen Bereich als auch privat. Automatic Email Manager übernimmt diese Aufgabe, indem er die Anhänge erkennt und diese der festgelegten Aktion entsprechend verwaltet. Das Tool beherrscht so gut wie alle gängige Formate wie zum Beispiel:

  • PDF
  • Excell
  • Office Word
  • Fax
  • BMP
  • JPEG
  • TIFF

 

So kann der User die als Text-Dateien eingegangenen Rechnungen oder Bestellungen sofort in PDF umwandeln und an einen Drucker senden lassen. Das Tool ist zudem in der Lage, die Dateien an verschiedene Drucker zu senden, wenn das Format des Anhangs oder die Betreffzeile der Email den vorher festgelegten Filterkriterien entspricht. Dazu kommen noch weitere intelligente Features wie der Zeitstempel, Öko-Modus oder die Festlegung der Kopien-Anzahl.

 

Spamfrei mit Automatic Email Manager

 

Das manuelle Leeren des Spam-Ordners kann sehr zeitaufwendig sein und den täglichen Workflow behindern. Damit diese Aufgabe nicht zur täglichen Routine wird, kann der Nutzer den Automatic Email Manager auf seinem PC installieren und ungewollte Post einfach löschen lassen. Man kann mit Hilfe der Filtereinstellungen ganz einfach festlegen, welche Emails nicht den eigenen Anforderungen entsprechen und diese sofort von dem Server löschen lassen. Es ist darüber hinaus möglich, eine Liste mit sicheren Versendern anzulegen, bei denen die Löschfunktion automatisch deaktiviert wird.

 

Es müssen nicht unbedingt Spam-Nachrichten sein, die den Posteingang zum Überlaufen bringen, denn auch sinnvolle und nützliche Korrespondenz kann sich mit der Zeit ansammeln. Die Software hilft dem User auch hier den Überblick zu behalten – mit entsprechenden Einstellungen können die Emails sofort nach dem Bearbeiten oder nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden.

Automatic Email Manager – was noch?

Automatic Email Manager Download und seine Installation erfolgen in nur wenigen Schritten. Das Tool wird als Windows Dienst ausgeführt und läuft seit der Version 5 sogar auf einem Terminalserver. Eine Aktivierung ist nicht erforderlich, da die Installation beim Setup automatisch erfolgt. Für die Ausführung muss der Nutzer nicht in Windows eingeloggt sein.

Die Software ist ein geeignetes Werkzeug für einen IT-Administrator, der den anderen Nutzern keinen Zugriff auf seine Einstellungen erlauben möchte. Damit hat man die Möglichkeit, extra Passwörter für verschiedene Funktionen festzulegen wie z.B. für Filter, Optionen, Konten, Übersetzung oder Wiederherstellung.

Automatic Email Manager ist sehr flexibel und lässt sich mit jedem Postfach mit IMAP4 oder POP3 verbinden sowie mit allen gängigen lokalen Diensten wie:

  • Gmail
  • Yahoo Mail
  • com
  • Hotmail
  • AOL

Die vom Nutzer fest gelegten Aktionen werden zu einer bestimmten Zeit oder in regelmäßigen Intervallen durchgeführt.

Die Filter erlauben dem User volle Kontrolle über sein Postfach. Die Regeln für die Aktionen lassen sich schnell und einfach festlegen und können sogar miteinander kombiniert werden. Die Auswahl an Filterkriterien ist umfangreich und umfasst u.a. den Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt sowie die Größe und das Datum der Email. Darüber hinaus können die Filter so eingestellt werden, dass ihre Aktivität nur in bestimmten Zeitfenstern erfolgt.